部下への上手な指摘の仕方は注意ではなく“質問形”で行う

部下

部下への上手な指摘の仕方は注意ではなく“質問形”で行う

2021-05-31

部下のミスを指摘や注意するのは嫌がれますよね。

指摘ばかりすると嫌われると恐れて何も言えなくなってしまう人も多いです。

しかし、職場では指摘を全くしないわけにはいけません。

中には、感情の浮き沈みが激しくて、同僚や先輩がちょっと注意をすると、すぐにムカっとした表情をする人、いませんか?

その表情を見ているとこちらもイライラしてきて、つい口数を少なくしてしまうのですが、注意すべきことを放置するわけにもいきません。

そんなとき、どのような伝え方をするといいのでしょう?

今回は今すぐできる、部下への上手な指摘の仕方のちょっとした工夫をご紹介します。

それは、「要求したい指摘をすべて質問形で言う」のです。上司としては、すぐに結論をいいたい、つまり注意をしたいもの。でも目的を果たさなければ何の意味もありませんね。

では、目的とは何でしょう?それは「本人に気づかせ、態度ややり方を変えようと決意させること」です。

たとえばこんなシーンを想像してみてください。

あるスタッフのやり方が非常に雑で、お客さんが嫌そうな表情をしています。

そして、先輩であるあなたはその現場を目撃しました。そのスタッフに悪気はないので、おそらく雑にやっているという意識はないものと思われます。

そして、あなたが指摘しない限り、そのスタッフは今後もずっとそのような雑なやり方を続けるでしょう。

そこで、あなたが先輩としてそのスタッフを呼びつけて、
「加藤さん、あなたの説明のやり方、ちょっと雑すぎるよ。お客さんが嫌そうな顔をしていたよ。もう少し丁寧にやらなきゃ」
と言ったとします。

先輩の言っていることはおそらく正しいので、そのスタッフも一応、うなずきますが、あまり反省した様子には見えません。

むしろ「わかってるわよ」と反発しています。(「わかっている」のと「できる」は別なんですが・・・)その意外なリアクションに、先輩は、ムッとします。

こうして、コミュニケーションのミゾは拡大していきます。そういうときに、先輩が冒頭で紹介したように、質問形で言うと、どうなるでしょうか?

「さっき見ていて気になったことがあるから、1つ聞いていいかな?説明のときに、丁寧に配慮しながらやることが大切なことはわかっていると思うけど、加藤さん、どのくらい意識してやってる?」

この表現だと、「丁寧に説明すべき」ということはすでにわかっている前提で、話をしています。

しかも直接的に注意はされておらず、意識している度合いを聞かれただけなので、上司に対してスタッフは悪態をつきにくいことになります。

相手を変えるのは簡単ではありませんよね。

ならば、こちらがちょっと言い方を工夫することで相手の反応が変わってくれるなら、その表現を工夫してみるのも手ではないでしょうか。

上司の曖昧な指示でもやり直しの手間が減る仕事の受け方とは?

2021-05-24

「ウチのスタッフは、指示したことの意味を考えずに、
言われたままをやってしまうんだよなあ。
もう少し考えてくれればわかると思うんだけど」

という上司の声を聞くことがあります。

一方、部下のスタッフは

「上司は指示があいまいで、何を期待しているのか
よくわからないんです。かと言って、余計なことを聞いて
『そんなこともわからないのか!?』と思われるのも嫌だし・・・」

と思っていたりします。

たとえばこんな例がありました。社長が

「商品ごとの販売数とクライアントごとの売上数を集計する表をつくって
もらえますか?記録をとっていきたいんだ」

とスタッフに依頼をしました。

ただ、社長の頭の中にはその具体的なイメージが
あるのでしょうが、このセリフの中には依頼内容が
ほんの一部しか表現されていません。

このとき、スタッフはどのような表をつくったか?

単純に30日間の日付をズラッと横に並べて、
その下に販売数と売上数を入力するだけの簡単な表。

その月の合計値を表示する欄もなく、また
今年1年の月別の推移を見るような表もなく、
非常に見づらいモノになっていました。

そして社長はそのスタッフにやり直しを指示しました。

このとき、上司も部下も嫌な思いをしています。

上司は自分の期待レベルに達しないスタッフにガッカリし、
不満を抱きます。

そして部下は自分の評価を低く見られた上に
時間を余計に割く羽目に。

そのようなお互いにストレスを抱えるようなことを
予防する道はないものでしょうか?

あります!

それは、
「仕事を依頼された瞬間に、上司の指示の意図をたずねる」
ことです。

たとえば今回の例のように
「販売数と売上数の集計表をつくってほしい」
という場合は、ちょっと勇気を出して

「それはどのような表に仕上がればベストですか?」

と上司に尋ねてみるのです。

すると、

「そうだな、販売数と売上数を商品ごとクライアントごとそれぞれの数を手入力していくと、
毎月の記録が自動計算で出てくるようなものがあると助かるんだが。
というのも、販売数と売上数の目標を毎月どれだけクリアしているか、
新規開拓のクライアントの割合がどれだけ増えているかを把握したいんだ」

と教えてくれることでしょう。

そうしたら、その場でコピー用紙を1枚取り出して、

「こんな感じの表ですか?」

と図に書きながら一緒に確認していくのも良いでしょう。

ほんの10分程度の会話の中で、期待されている完成物の
原型が仕上がるので、あとはそれを形にするだけの作業に変わります。

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